Как сделать встречи более продуктивными? 6 секретов

Как сделать встречи более продуктивными? 6 секретов

В этой статье я хотел бы поделиться с вами новыми, интересными способами организации более продуктивных встреч. Мои клиенты часто жалуются на большое количество бесполезных встреч, которые отнимают слишком много времени, необходимое им для решения более важных задач.

1. Обговорите цели перед началом встречи

Одним из важных моментов начало каждой встречи с краткого обзора презентации и целей встречи. Так, вы удержите фокус каждого участника на главном, заставляя их быть сосредоточенными и продуктивными.

2. Ключевые моменты - результаты, действия и сроки

Если вы хотите, чтобы встречи были продуктивными, лучше начать с потенциальных результатов, конкретных действий, необходимых для реализации решения и сроков выполнения задач. Следующим шагом является назначение ответственных лиц в проекте. Чтобы быть более эффективными, я советую избегать длинных презентаций.

3. Смените установки

Генеральный директор Apple Тим Кук рассказал, что в своей компании он дает сотрудникам работать стоя. Для этого используются специально оборудованные «стоячие» столы. Предложенный Куком вариант положительно сказывается на состоянии коленей и поясницы, да и в целом хорошо влияет на здоровье сотрудников. Почему бы не использовать этот способ и при организации встреч? Это может помочь людям посмотреть на варианты по-другому, избавив от привычки постоянно сидеть. Попробуйте эту практику, и вы увидите результат своими глазами.

4. Сократите продолжительность встреч

Выделите 15 минут на краткий обзор целей встречи (поощряя при этом людей работать стоя). Оставшееся время (не более 45 минут) обсудите ключевые моменты – потенциальные результаты, действия и сроки выполнения задач. Даже если мы уменьшим продолжительность встречи ненамного, например, 15 минут, мы сэкономим до 5 часов в месяц (при 5 встречах в неделю) и 60 часов в год!

5. Решите, действительно нужна ли эта встреча

Не поймите меня неправильно – я не недооцениваю ценность встреч, но не все встречи являются необходимостью. Перед каждой встречей, решите для себя, так ли это необходимо, или все можно решить с помощью нескольких телефонных звонков.

6. Приглашайте правильное количество людей

Если вы пригласите слишком много или слишком мало людей на встречу, вы можете совершить ошибку и так и не достигнуть цели. Но, к счастью, существуют правила, которые помогут вам узнать, какое количество людей стоит приглашать на встречи согласно конкретных целям. Просто определите цель встречи и придерживайтесь следующего правила:

• Для решения проблемы необходимо от 4 до 6 человек.

• Для принятия решения достаточно четырех-семи человек.

• Для организации рабочего дня, от 5 до 15 человек

• Для brainstorming необходимо от 10 до 20 человек

Есть ли у вас другие идеи по тому, как сделать встречи более продуктивными? Если у вас есть вопрос, пожалуйста, напишите его ниже, я всегда буду рад помочь! Вы можете отправить идею своего проекта Astorts Group, и мы поможем оценить ее.